تمامی شرکت ها، موسسات و سازمان ها که مشمول قانون مالیات هستند باید تمامی عملیات و مراودات مالی خود را در محلی که قانون تعیین نموده ثبت و نگهداری کنند. هر ساله اداره دارایی و مالیات برای بررسی وضعیت حسابها و اخذ مالیات به این دفاتر (دفاتر پلمپ کل و روزنامه) استفاده می کند. دلیل اینکه این دفاتر به دفاتر پلمپ معروف هستند این است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند که این نشان دهنده اهمیت این دفاتر می باشند. طبق ماده ۶ قانون تجارت (دفتر روزنامه؛کل،دفتر دارائی) اشخاص حقوقی و حقیقی موظف به دریافت دفاتر تجارتی می باشند.

قانون برای ثبت و نگهداری مراودات مالی تجار، شرکتها و موسسات، دفاتر پلمپ را تعیین کرده و آنها موظف هستند پلمپ دفاتر قانونی خود را در سامانه اداره ثبت شرکتها درخواست دهند. دفاتر قانونی که دفاتر تجاری نیز نامیده می‌شود، برای مشخص کردن فعالیتهای مالی سالیانه شرکت‌ها و تجّار بصورت اجباری در نظر گرفته می‌شود.

انواع دفاتر تجاری

دفاتر قانونی یا همان دفاتر تجاری انواع مختلفی دارد و هر کدام برای امر به خصوصی مورد استفاده قرار می گیرند. دفاتر قانونی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم می شود.

ابتدا به تعریف دفاتر رسمی قانونی و نحوه استفاده از آن و کاراییشان می پردازیم و سپس به سراغ دفاتر غیر رسمی خواهیم رفت.

الف) دفاتر رسمی

طبق قانون تجارت، ۴ نوع دفاتر قانونی رسمی داریم که شامل موارد ذیل است:

۱) دفتر روزنامه

۲) دفتر کل

۳) دفتر دارایی

۴) دفتر کپیه

1) دفتر روزنامه

دفتر روزنامه مهم‌ترین دفتر قانونی است، و کلیه‌ی درآمدها، هزینه‌ها، طلب‌ها و … روزانه از طرف شرکت ثبت گردد. از بین دفاتری که گفتیم مهمترین دفتر قانونی، دفتر روزنامه است که برای دفاتر پلمپ با آن سر و کار داریم و هر تاجری باید هر روز کلیه طلب‌ها، بدهی‌ها، مبادلات تجارتی و نیز معاملات مربوط به اسناد تجارتی شامل خرید، فروش، ضمانت و ظهرنویسی را در آن قید کند. همچنین باید کلیه واردات و صادرات تجاری و نیز مبالغی که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند هم در آن درج کند.

خود دفتر روزنامه شامل دو نوع زیر است:

الف) دفتر روزنامه عمومی:

در دفتر عمومی، تمامی معاملات و عملیات های مالی تجّار و شرکت‌ها به ثبت میرسد.

ب) دفتر روزنامه اختصاصی:

دفتر اختصاصی دفتری است که به تفکیک نوع معامله، مورد استفاده قرار می گیرد. مثلا دفتر روزنامه برای عملیات های مالی خرید، دفتر روزنامه برای عملیات مالی فروش، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی، دفتر روزنامه دریافت های غیر نقدی و چک و غیره.

2) دفتر کل

کلیه عملیات‌های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه می‌بایستی هفته‌ای یکبار استخراج شده و به دفتر کل انتقال یابد و در آنجا پلمپ شود.

3) دفتر اندیکاتور

تجار می‌بایست کلیه‌ی مخابرات و ارتباطات مالی، تجاری و … را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید و در بخش خاصی نگهداری نماید، این دفاتر قابل پلمپ نیستند.

4) دفتر کل

یکی دیگر از دفاتری که جهت پلمپ دفاتر تجاری با آن سر و کار داریم دفتر کل است و این دفتر، دفتری است که تمام عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می شود. دفتر کل این قابلیت را دارد که با توجه به نحوه نگارش آن شما میتوانید صورت های مالی و مانده حساب را از آن بدست آورید.

برای هر حساب به طور جداگانه در دفتر کل یک صفحه وجود دارد و هر تاجری باید کلیه معامله های خود را حداقل هفته ای یکبار از دفتر روزنامه استخراج کند و با تعیین اینکه مربوط به کدام نوع از معاملاتی است که در طی هفته انجام داده است در صفحه مخصوص به آن، در دفتر کل بطور خلاصه قید نماید.

۳) دفتر دارایی

دفتری است که هر تاجری باید هر سال لیست کامل و جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیر منقول، بدهی ها و مطالبات سال گذشته خود را به صورت جزء به جزء و ریز و به ترتیب در آن قید کند و آن را امضاء نماید و برای انجام این کار حداکثر تا پانزدهم فروردین سال بعد فرصت دارد.

نکته: در نظر داشته باشید که در حال حاضر هنگام پلمپ دفاتر تجاری گزینه ای به نام دفتر دارایی وجود ندارد.

۴) دفتر کپیه

دفتری است که هر تاجری باید کلیه مخابرات، مراسلات و همچنین کلیه صورتحساب هایی که صادر می نماید را با رعایت تاریخ در آن ثبت نماید. همچنین تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن ها مرتب کند و در لفاف مخصوصی ضبط و نگهداری نماید.

البته باید در نظر داشته باشید که از بین دفاتر قانونی ، تنها دفتر روزنامه و دفتر کل جهت اخذ پلمپ دفاتر قانونی، مورد نیاز است و دفتر کپیه نیز همانند دفتر دارایی به غیر از موارد خاص مرسوم نیستند.

ب) دفاتر غیر رسمی

دفتر معین جزء دفاتر قانونی بوده اما غیر رسمی است. این دفتر برای مجزا کردن حسابهای دفتر کل در صورت لزوم نگهداری می شود.

انواع دفتر معین

۱) دفتر معین بدهکاران

۲) دفتر معین بستانکاران

۳) دفتر معین اموال

کار دفاتر معین این است که گاهی نمی شود اطلاعات دقیق و جزئی حساب ها را از دفتر کل استخراج کرد، برای همین با ثبت این حسابها در دفاتر معین این کار راحتتر صورت می گیرد.

چه افرادی مشمول پلمپ دفاتر قانونی می‌شوند؟

• کلیه اشخاص حقوقی که شرکت خود را به ثبت رسانده و دارای شناسه ملی و شماره ثبت هستند.
• کلیه اشخاصی که مجموع فروش آنها براساس برگه مالیاتی از سال 91 به بعد بیش از 3 میلیارد تومان بوده است.
• مراکز قانونی مانند اتحادیه‌های صنفی و …

مدارک مورد نیاز برای اخذ پلمپ دفاتر قانونی اشخاص حقوقی

• ارائه اصل اظهارنامه مالیاتی مهر و امضا شده (دریافت از طریق اینترنت)
• ارائه تصویر روزنامه رسمی شرکت با توجه به آخرین تغییرات
• ارائه کارت ملی مدیرعامل

مدارک پستی برای پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکتها

• ارائه اصل اظهارنامه مالیاتی مهر و امضا شده (دریافت از طریق اینترنت)
• ارائه کپی کارت ملی شخص حقیقی
•  ارائه کپی پروانه کسب و یا جواز فعالیت