اگر جزء کسانی هستید که برای خود کسب و کار راه اندازی کرده اید میدانید که، ثبت شرکت اولین قدم شما در این مسیر میباشید که بسیار مهم و ضروری است، بعد از اینکه شرکت به ثبت رسید امکان دارد در گذر زمان نیاز به تغییراتی داشته باشید که از طریق، ثبت تغییرات شرکت انجام می شود، ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت یکی از کارهایی است که برای ثبت تغییرات باید انجام شود. ما در این مقاله میخواهیم در مورد ثبت صورتجلسات برای شما عزیزان صحبت کنیم تا اگر آگاهی ندارید تا حدودی آشنا شوید.

ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت

زمانیکه شرکت در طول فعالیت خود نیاز به اعمال تغییرات دارد میتوانید این تغییرات را هر زمانی که دوس داشتید اعمال کنید. این تغییرات و تصمیمات باید طبق قانون تجارت به ثبت برسند که ثبت آنها نیاز به تدوین و تنظیم صورتجلسه دارد که به آن ثبت صورتجلسات گفته می شود.

بعضی از تغییراتی که در شرکتها انجام می شود علاوه بر اینکه باید به عنوان اسناد داخلی در شرکت نگهداری شوند، لازم است توسط هیات مدیره یا مجامع به اطلاع اداره ثبت شرکت ها برسند. پس از دعوت و تشکیل جلسه، تصمیمات گرفته شده برای شرکت باید برای برگه ای که اصطلاحاً به آن صورت جلسه گفته می شود تنظیم گردد و برای تنظیم و ثبت صورتجلسات لازم است نکاتی را رعایت کنید که بسیار پیچیده و ظریف هستند.

ثبت تغییرات شرکت شامل موارد مختلفی مانند: انتخاب یا تغییر مدیران، انتخاب بازرسان، تصویب سال مالی و تغییر در سرمایه شرکت میشود که برای ایجاد تغییر در شرکت، در قدم اول باید نوع صورتجلسه خود را تشخصی دهید. به طور کلی تغییرات شرکت در صلاحیت هیات مدیره یا مجامع عمومی شرکت قرار دارد. در ادامه میخواهیم در مورد نحوه ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت در اداره ثبت شرکت ها توضیح دهیم.

نحوه ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت در اداره ثبت شرکت ها

پس از اینکه صورتجلسه تغییرات تنظیم و به توافق رسید لازم است که تصمیمات اتخاذ شده را مطابق با متن صورتجلسه در سامانه اداره ثبت شرکت ها مطابق با متن صورتجلسه در سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir وارد کنید.

آموزش ثبت تغییرات شرکت به صورت تصویری و گام به گام

برای وارد کردن اطلاعات صورتجلسه تنظیم شده در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها، در قدم اول باید به آدرس اداره ثبت شرکت‌‌‌ها که در بالا ذکر شد، مراجعه نمایید. از قسمت بالای صفحه، گزینه صورتجلسه تغییرات را انتخاب کنید و گام به گام همراه ما باشید.

• در قسمت اداره کل استان: استان واحد ثبتی شرکت را انتخاب ‌کنید (استانی که شرکت شما در آن به ثبت رسیده است.)
• در قسمت واحد ثبتی: شهرستان واحد ثبتی شرکت را انتخاب ‌کنید.
• در قسمت شناسه ملی و شماره ثبت:  کافی‌ست شناسه ملی و شماره ثبت شرکت را وارد کرده و گام بعدی را بزنید‌.
• نوع شخصیت حقوقی را بسته به نوع شرکت خود انتخاب نمایید. (شرکت سهامی خاص، سهامی عام،  با مسئولیت محدود، تعاونی و شرکت‌های مختلط، از انواع شرکت‌های تجاری به حساب می‌آیند.)

نوع صورتجلسه بسته به نوع تغییرات شما تعیین می‌شود. به عنوان مثال اگر می‌خواهید مدیران شرکت خود را تمدید کنید، نوع صورتجلسه را مجمع عمومی عادی انتخاب کنید.در قسمت نصاب جلسه دقت کنید. (جلسات شرکت می‌تواند با حضور کلیه شرکا یا تعدادی از آن‌ها تشکیل شود.)

• نام متقاضی: نام کسی که درخواست ثبت صورتجلسه را انجام می‌دهد. (این شخص می‌تواند یکی از اعضای شرکت باشد.)
• سمت متقاضی را همیشه اصیل وارد ‌کنید. (اصیل به این معنی است شخص متقاضی؛ سهام‌دار، شریک یا وکیل شرکت است.)
• در قسمت نام امضا کننده دفتر:  نام وکیل شرکت یا نام شخصی که برای امضا دفاتر و پرداخت هزینه‌ها به اداره مراجعه می‌کند را، وارد کنید. توجه کنید که این قسمت حتما باید با صورتجلسه هم‌خوانی داشته باشد.(عینا طبق صورتجلسه باشد.)

در این گام، نوع تصمیم، طبق نوع صورت جلسه‌ای که در گام قبلی انتخاب کرده‌اید تغییر می‌کند و تصمیمات جلسه با توجه به نوع صورتجلسه قابل تغییر است. به عنوان مثال تغییر نام از انواع تصمیمات مجمع عمومی فوق‌العاده است. پس اگر در گام قبلی نوع صورتجلسه‌ را صورتجلسه هیات مدیره انتخاب کرده باشید، در این گام نمی‌توانید تغییر نام را انتخاب کنید.

این گام مخصوص زمانی است که دستور جلسه تغییر آدرس داشته باشید. به عبارت دیگر، بخواهید آدرس ثبت شده شرکت را تغییر دهید.

اگر تصمیم دارید تعدادی از مواد اساسنامه خود را تغییر دهید یا به طور کلی یک اساسنامه جدید تصویب کنید؛ لازم است در این گام اطلاعات مربوط به اساسنامه جدید وارد را وارد نمایید.

• اگر دستور جلسه شرکت شما افزایش، کاهش، نقل و انتقال و به صورت کلی تغییراتی در سرمایه شرکت باشد، باید این قسمت را تکمیل کنید.
• ارزش ریالی هر سهم در اساسنامه قید شده است مگر شرکت شما با مسئولیت محدود باشد، در این صورت کافی‌ست که نوع سرمایه را، سرمایه نقدی انتخاب کنید.

• این گام در مواردی برای شما نمایش داده می‌شود که تغییراتی در موضوع فعالیت شرکت داشته باشید.
• در قسمت وضعیت مجوز: اگر نوع فعالیت شرکت نیاز به مجوز داشته باشد، در این قسمت حتما شماره و تاریخ مجوز را وارد کنید.
• موضوع فعالیت را که در صورتجلسه تعیین شده، عینا در این قسمت کپی کنید و گزینه ثبت را کلیک نمایید.

• در این قسمت باید اسامی تمام اشخاص (حقیقی و حقوقی) که نامشان در صورتجلسه آمده است و زیر صورت‌جلسه‌ها را امضا کرده‌اند، وارد ‌کنید (هم در قسمت اشخاص هم در تغییرات اشخاص).

• در مورد اشخاص خارجی: اگر اشخاص خارجی در شرکت شما حاضر باشند، باید تاریخ تولد آن‌ها را به شمسی تبدیل کنید و سپس تاریخ تبدیل شده را وارد سامانه کنید.

• این گام برای هر صورت‌جلسه و هر نوع تصمیم متغیر خواهد بود.
• در این قسمت باید برای تمامی اشخاصی که در جلسه حضور داشته‌اند، سمت مربوطه را وارد نمایید. سمت‌‌های اشخاص بسته به نوع صورتجلسه می‌تواند متفاوت باشد. به عنوان مثال اگر شما بخواهید سرمایه شرکت را افزایش دهید، باید سمت اشخاص شرکت را سهام‌دار وارد نمایید.
• اگر شخص حقوقی در شرکت داشته باشید، می‌بایست نام شخص حقوقی و نماینده آن، هر دو در سامانه وارد شوند.

• تاریخ شروع و پایان سمت اشخاص را باید بر اساس تاریخ صورتجلسه انتخاب کنید.
• وضعیت حق امضا را باید بر اساس آخرین تغییرات هیات مدیره شرکت وارد نمایید.

• هنگامی ‌که بخواهید تغییراتی در سرمایه داشته باشید، تکمیل این گام ضروری‌ست.
• در ابتدا باید از قسمت اشخاص به ترتیب سهام‌‌داران را انتخاب کنید و تعداد سهام یا سهم‌الشرکه هر کدام را وارد کنید.

• تکمیل این گام در مواقعی الزامی است که شخص حقوقی یا محجور در جلسه شرکت کرده باشد.
• در این گام باید نوع ارتباط شخص حقوقی و نماینده تکمیل شود. به عنوان مثال اگر در جلسه شخصی حضور داشته باشد که تنها ۱۲ سال دارد، باید پدرش به عنوان ولی قانونی، صورتجلسه را امضا کند. در این صورت برای تکمیل نوع ارتباط این دو شخص، باید گزینه نماینده قانونی انتخاب شود.

• این گام برای وقتی‌ است که بخواهید ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت را تصویب کنید.
• شروع و پایان سال مالی باید در اساسنامه چک شود.

گام‌های نهایی آموزش و چگونگی ثبت تغییرات شرکت

متن صورت‌جلسه تنظیمی باید عینا در این قسمت کپی شود.

•  در انتها رسید پذیرش نهایی را دریافت کرده و همراه مدارک پست کنید. توجه داشته باشید که گام نهایی در ثبت تغییرات شرکت، ارسال مدارک لازم برای اداره ثبت شرکت‌ها و وارد کردن بارکد پستی در همان روز است. برای این منظور شما باید اصل صورتجلسه‌های تنظیمی امضا شده، به همراه رسید پذیرش دریافتی از سایت را، در پاکت مخصوص برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال نمایید.
• بعد از اینکه مدارک را پست کردید، باید بارکد پستی و تاریخ پست مدارک را در قسمت مربوطه وارد کنید و گزینه ارسال اطلاعات پستی را بزنید. توجه داشته باشید که بارکد و تاریخ باید حتما درست و تا آخر همان روز پست کردن مدارک وارد شود وگرنه می‌تواند سبب رد شدن صورتجلسه شما بشود.